把手上的銷售機會過一遍是最糟糕的開會方式—這裡有 10 個簡單的改善技巧
- Eva Chen
- 3月3日
- 讀畢需時 6 分鐘
已更新：3月10日
在我從事顧問工作以來，一直都有聽到各產業中業務人員離職的原由，是受不了開銷售會議時，主管們進行銷售漏斗檢視的方式。
是什麼原因造成銷售漏斗檢視會議所帶來一連串的痛苦？
「在會議過程中，我會要求 X，她會給我 Y。她有自己的達成交易的方法，但我從來沒有花時間去了解她的流程。某一天，她沮喪地走了出去。」這應該是許多銷售主管常面臨的情境。
儘管成功的銷售漏斗檢視能找出業務人員推動交易進度的方法，但往往不是這麼順利。原因有很多，例如：銷售數據品質不佳、目標不一致、準備不足、溝通不良、管理技能差，但由於有效的銷售漏斗檢視仍然是準確業務預測的核心，因此銷售團隊正確處理這些問題是至關重要的。
以下我們將分享10種行之有效的策略來改善您的銷售漏斗檢視會議，並為您的業務取得成功做好準備。您將學習如何使用人工智能進行預測、關注最重要的事項並建立對您和您的潛在客戶而言雙贏的持續對話。
什麼是銷售漏斗檢視？
銷售漏斗檢視會議通常每週或每月舉行兩次，是業務人員和銷售主管之間的會議，討論未關閉銷售機會的狀態。這些會議僅僅關注達成交易的障礙以及業務人員或銷售主管可以採取消除這些障礙的措施。
如何透過 10 個步驟更好地進行銷售漏斗檢視
銷售主管可以透過負責改善這些關鍵會議的結構和節奏，並確保業務人員擁有推進交易和實現目標所需的一切，從而更好地進行銷售漏斗檢視。以下我們分享了使你的銷售漏斗檢視會議更有效率、更有用所需的10個最重要的行動。
1. 取消小組式的檢視會議
以團體小組方式進行銷售漏斗檢視，幾乎可以稱做是浪費時間。一些銷售主管可能認為這是指導業務人員的完美方式，不僅可以幫助業務解決停滯交易，並同時可作為整個團隊的學習經驗。事實是，業務們並不這麼認為。
為了確保雙方都專注於重要的交易，建議您將銷售漏斗檢視與各個業務單獨進行。
有一個例外：當多個業務人員參與同一銷售專案時，主管應該將他們聚集在一起，共同製定策略並解決問題。
2. 利用自動化簡化日常資料維護
當銷售主管和業務們能夠參考同一份可信賴的銷售數據（高品質、準確且及時的數據）時，銷售漏斗檢視才會最有效益。問題常常出現在：忙碌的業務人員經常忘了更新他們的客戶關係管理 ( CRM ) 工具，因為許多工具仍然需要手動輸入資料。由此產生的資料缺口使得評估整個銷售機會的真實情況變得困難。解決這個問題的方法便是結合提供給業務團隊工具上的培訓及自動化流程以簡化日常作業。
為了協助忙碌的業務人員，採用具有人工智能的 CRM，並以自動化工作流程來大幅減少手動資料輸入。例如，Zoho CRM會自動記錄您的所有線上會議記錄、電子郵件和筆記，這樣您就不必自己動手了。然後，每次您與客戶互動時，它都會同步這些數據，以便您確保數據是最新的。
當然，業務人員仍然需要輸入一些數據。確保對他們進行培訓，讓他們能夠在收到關鍵交易資訊時及時更新。他們也需要提醒，所以鼓勵銷售主管定期檢查資料輸入狀況。
3. 使用人工智能進行預測
人工智能的超能力之一是做出準確的預測，而銷售漏斗檢視的基本目標之一就是準確預測每筆交易的結果。因此，人工智能和銷售漏斗檢視兩者互相撘配，可以稱之為絕配。
AI與您的 CRM 結合，可以研究您組織中的大量交易數據，並根據成交可能性向您發送潛在客戶得分清單。例如，Zoho CRM 的 Zia可為潛在客戶提供預測評分，您可以查看得分最高的潛在客戶並對其進行優先排序，同時查看得分低的潛在客戶的負面原因以消除導致其停滯的障礙。
4. 少閒聊
在銷售漏斗檢視會議期間，業務人員和主管很容易偏離主題，但此時並不是閒聊或進行更深入的策略討論的時候。這裡也不適合進行模擬訓練或延伸輔導。專注在銷售機會上，將會議時間控制在 30 分鐘以內。
如果主管有需要與業務人員分享的訊息，他們應該使用電子郵件或訊息。這不僅可以建立“文字記錄”，而且業務人員可以在有空閒的時候，在重點討論潛在客戶之外查看訊息。
5. 將會議時間分配給三個最大的機會
我們很容易在整個會議中在同一個問題上打轉，這會導致其他有問題的銷售機會無法被解決。為了避免這種情況，建議制定一個明確的議程：
為了確保您的時間不被浪費，請確保業務人員和主管檢視相同的主要指標，最好是以從同一個 CRM 儀表板來進行檢視。
6. 定義每個銷售機會階段的轉移標準
混亂不僅僅是不正確數據造成的。在許多情況下，業務人員不知道銷售機會何時應該從銷售管道的一個階段轉移到下一個階段。若沒有清楚的定義，主管和業務人員對於銷售機會狀態都可能會有截然不同的看法，這使得銷售漏斗檢視變得模糊且無效益。
透過清楚概述業務人員如何完成銷售機會的每個階段來防止這種情況發生，解決這個問題的最佳方法是為每個階段設計兩到三個問題。答案應該非常清楚地表明潛在客戶是否已準備好繼續前進。
例如，為了將潛在客戶從資格檢視階段轉移到提案階段，業務人員應該提出以下問題：
客戶是否明確闡述了其公司中該產品的使用情境？
公司是否符合客戶使用該產品所需的技術要求？
該產品在客戶的預算之內嗎？
如果這三個問題的答案都是“是”，那麼潛在客戶很可能已經準備好接受進行提案了。
7. 確定明確的行動項目和優先事項
如上所述，每次銷售漏斗檢視會議都應重點關注未來一周的行動項目，而不是前一周已經發生的事情。例如：阻礙交易進展的具體障礙是什麼？誰來應對每個障礙──業務人員、主管還是高階？哪一個最重要？這些應該明確定義並與指標保持一致，以便主管們和業務人員都可以衡量進度。
8. 為業務人員和主管建立問責機制
銷售漏斗檢視的最大缺陷之一是缺乏責任感——無論是對於業務人員還是銷售主管。為了確保行動項目的後續行動，建議選擇是使用CRM來追蹤進度。這個單一事實來源讓主管們能夠了解業務人員的活動，從而讓他們能夠輕鬆跟進有關未取得進展的銷售機會的關鍵問題。
9. 避免互相指責
當面臨業績壓力時，許多銷售主管在銷售會議中提出引導性問題以獲得他們想要的答案。當業務人員不知所措，不確定如何將潛在客戶進一步成交時，管理人員就會指責及追究，這容易讓業務人員變得沮喪。
這種互相挑剔的遊戲純粹是浪費時間。為避免這種情況，銷售主管應以不同的方式建立銷售漏斗檢視：問題在於機會，而不在於業務人員。不要因為業務人員沒有達到配額或沒有提供主管們想要的答案而嚴厲斥責他們，而要考慮以團隊為導向的解決方案。銷售主管應該避免問這樣的問題：“你怎麼會錯呢？”相反，應該問：“我們能做些什麼來實現這一目標？”
10. 將一對一會議和銷售漏斗檢視分開
有一個常見的誤解：業務與銷售主管一對一會談也在銷售漏斗檢視會議的範疇中，事實並非如此。
一對一會談和銷售漏斗檢視應分開安排，以避免會議的失焦及負擔過重。我建議每月進行兩次一對一會談和兩次銷售漏斗檢視。根據需要，您可以在季度末進行更多檢視，以確保交易進展順利。如果這是優先事項，就不要安排一對一的會議。讓業務人員有時間專注於他們最擅長的領域 — — 銷售。
後續步驟Next steps
銷售漏斗檢視是以目標導向、授權銷售團隊的核心。這為業務人員提供完成交易所需的工具和見解，並允許銷售主管做出準確的預測。為了確保業務的成功，要讓他們有可操作性和專注力。「確定推動交易進展的關鍵活動。這將提高銷售漏斗的健康狀況、預測的準確性以及達到或超過配額的可能性。」
